8 Ejes Claves para la Optimización del Programa de Viajes

Administración Efectiva de Viajes

business man holding briefcase at rush hour

CWT trabaja junto con sus clientes para responder a la complejidad y los retos de la administración de viajes, a la vez que considera las necesidades y expectativas de los viajeros. CWT percibe la administración de viajes como una labor multifacética de emprendimiento que abarca los ocho ejes claves que pueden generar ahorros al tiempo que se proveen servicios y se aumenta la seguridad sustentabilidad:

 

  • Ofreciendo el mejor servicio de viajes del mercado y optimizando los procesos de transacciones. A través del uso de herramientas de reserva en línea para transacciones sencillas, las empresas pueden reducir el costo total de sus viajes en hasta 15 porciento. Para itinerarios complejos y servicios especiales, la aplicación de las habilidades de consultores expertos es clave en la satisfacción del viajero. Tener acceso al contenido relevante de las aerolíneas, hoteles, trenes y compañías de alquiler de autos es otra de las prioridades para los Gerente de Viajes y los Viajeros en sí. Igualmente importante es proveer a los viajeros con una amplia variedad de servicios diseñados para solventar sus necesidades desde el momento de la reserva hasta el de su regreso. Un papel primordial para apoyar estos objetivos, es el de implementar una configuración de servicio que mejor y se ajuste a los requerimientos de la compañia para obtener ahorros y servicio.
  • Capturando los gastos de hoteles. El costo por estadías en hoteles, que generalmente representa entre un 30 – 50 por ciento del presupuesto de viajes, puede ser reducido cuando las compañías manejan su programa de hoteles de una manera disciplinada y profesional. Al optimizar las negociaciones con hoteles independientes y cadenas hoteleras, y al implementar una política que una la necesidad de ahorro con el confort del viajero, conveniencia y seguridad, las compañías pueden mejorar el cumplimiento, aumentar el control y de manera más efectiva manejar sus gastos en hoteles.
  • Optimizando el transporte Aéreo y Terrestres .El gasto en transporte aéreo normalmente representa el volumen más alto en gastos y en oportunidades para más ahorro. Llevar a los viajeros a reservar con anticipación y balancear el uso de tarifas plenas con el de tarifas negociadas ayuda a reducir costos. Concentrar volúmenes en un número limitado de proveedores preferenciales para obtener descuentos es también importante, al igual que las negociaciones con alianzas de aerolíneas. El transporte terrestre, que incluye el ferroviario, alquiler de autos, limosinas, y taxis ejecutivos, no siempre recibe la misma atención que el gasto de transporte aéreo a pesar de que pueden representar un 10 por ciento o más del gasto total de viajes. En muchos mercados el transporte ferroviario ofrece una alternativa efectiva que el aéreo en términos de economía, tiempo de viaje y la disminución de emisiones de dióxido de carbono. Un análisis cuidadoso del transporte terrestre de una compañía, la información de sus proveedores y acuerdos competitivos permite negociar los mejores términos para estabilizar costos durante la vigencia de un contrato.
  • Mejora en el cumplimiento de políticas y la gestión de demanda. Una política de viajes bien diseñada y el cumplimiento de la política de viajes, es la manera de lograr un programa de viajes eficaz. Mejores prácticas en ambas áreas puede dar lugar a promedio de ahorro del 20 por ciento dentro del gasto total de viajes. Estos ahorros provienen de mejoras en las siguiente cinco áreas principales: “advance booking” (reserva aérea con antelación), tarifas restringidas, proveedores preferidos, confort del pasajero (clase/categoría de hotel) y canales preferidos de reservas. Cada vez más, las empresas están evaluando las razones por las cuales los viajes de negocios se toman y el retorno de la inversión, así como el impacto sobre el medio ambiente y la calidad de vida de los viajeros. Se esta integrando la gestión de demanda en las políticas de viajes, algunas empresas están introduciendo alternativas como conferencias vía video dentro de sus políticas de viajes.
  • Incrementando la consolidación del programa de viaje. Las compañías pueden disfrutar de ahorros de aproximadamente 20 por ciento, así como aumentar la seguridad y el nivel de servicio, cuando consolidan sus programas de viaje regional o globalmente. Consecuentemente cada vez más compañías están estandarizando su política de viajes, procesos y herramientas, y consolidando su proveedor. Para apoyar este esfuerzo, trabajan cada vez más con una sola compañía de Administración de Viajes a nivel mundial.
  • Aumentando la seguridad y la responsabilidad social. Las compañías que están a la vanguardia mantienen a sus viajeros bien informados de temas de seguridad antes, durante y después del viaje de negocios, y están bien equipadas para localizar y asistirlos en casos de emergencia. Estas compañías están también empezando a dirigir esfuerzos en temas de responsabilidad social relacionados con el medio ambiente y su programa de viajes. Consecuentemente están permitiendo a sus viajeros comparar diferentes niveles de emisión de dióxido de carbono en los medios de transporte disponibles al momento de reservar. Reportes post viaje permite a las compañías rastrear y medir emisiones de CO2 para manejar mejor los temas ambientales.
  • Haciendo frente a los gastos de reuniones y eventos. Al integrar eventos y congresos bajo el control de su programa de Viajes, las compañías pueden apuntar a una subestimada fuente de ahorros. Pueden también beneficiarse de los mismos servicios que la compañía de Administración de Viajes ofrece.
  • Medición de desempeño. Los gerentes y administradores de Viajes necesitan mediciones de desempeño y cuadros de control constantemente actualizados para monitorear el progreso de su programa de Viajes. Igualmente importante es un la identificación puntual de la satisfacción de los viajeros, que le permite a los profesionales en Administración de Viajes pulir y mejorar continuamente el Programa de Viajes.
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